Stanowisko ds. obsługi interesantów
Stanowisko ds. obsługi interesantów
Za sprawy związane z obsługą interesantów odpowiada: Grzegorz Grabowski
Tel.: 29 756 49 56
Biuro Obsługi Interesantów (parter obok głównego wejścia do Urzędu Miasta Przansysz)
Do zakresu zadań stanowiska ds. obsługi interesantów należy:
1) Obsługa interesantów w zakresie:
a) kompleksowej informacji o miejscu i trybie załatwienia sprawy, wymaganych dokumentach, terminach, opłatach, trybie odwoławczym,
b) przekazywania informacji o stanie zaawansowania spraw,
c) dostarczania interesantom formularzy niezbędnych do załatwienia sprawy oraz pomoc w ich wypełnieniu.
2) Prowadzenie spraw związanych z pocztą elektroniczną kierowaną na adres Biura, w tym:
a) prowadzenie ewidencji poczty elektronicznej BOI,
b) udostępnianie i obsługa interaktywnych formularzy interesantom.
3) Prowadzenie rejestru pism przychodzących do Urzędu i przedkładanie korespondencji do dekretacji.
4) Wykonywanie czynności kancelaryjnych w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów i spraw w Urzędzie, w szczególności:
a) prowadzenie rejestru pism wpływających do Urzędu,
b) rozdzielanie korespondencji poszczególnym komórkom organizacyjnym zgodnie z naniesioną dekretacją,
c) koordynowanie czynności kancelaryjnych i administrowanie systemem elektronicznego obiegu dokumentów,
d) archiwizowanie dokumentacji elektronicznej.
5) Przekazywanie informacji o:
a) strukturze organizacyjnej Urzędu i miejskich jednostkach organizacyjnych,
b) prawie miejscowym, w tym wysokości opłat i podatków lokalnych,
c) o innych instytucjach i urzędach funkcjonujących w mieście,
6) Sprawowanie nadzoru nad stanowiskami komputerowymi zlokalizowanymi na parterze budynku i bieżące przekazywanie informacji na stanowisko informatyka o wszelkich awariach sprzętu komputerowego, który tam się znajduje.
7) Wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi interesantów.